Ochrana osobních údajů

I.
Předmět a účel

Předmětem této směrnice jsou závazné pokyny, informace a poučení pro osoby činné pro správce, jimiž se splňují požadavky zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Dodržování této směrnice všemi, jichž se to týká, přispěje ke snížení rizika spočívajícího v možném porušení povinností stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., a následných možných citelných sankcí jak pro osoby činné pro správce, tak pro správce samého.
Zároveň se tím zvýší důvěryhodnost správce jako jeden za základních předpokladů spokojenosti jeho klientů, což je nutná podmínka hospodářského úspěchu nejen správce, ale - v konečném důsledku - též osob pro správce činných.

II.
Pojmy Vymezení pojmů

Pro účely této směrnice se rozumí:

1. osobním údajem jakákoli informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu,
2. citlivým údajem osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a jakýkoli biometrický nebo genetický údaj subjektu údajů,
3. anonymním údajem takový údaj, který buď v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určenému nebo určitelnému subjektu údajů,
4. subjektem údajů fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují,
5. zpracováním osobních údajů jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace,
6. shromažďováním osobních údajů systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování,
7. uchováváním osobních údajů udržování údajů v takové podobě, která je umožňuje dále zpracovávat,
8. blokováním osobních údajů vytvoření takového stavu, při kterém je osobní údaj určitou dobu nepřístupný a nelze jej jinak zpracovávat,
9. likvidací osobních údajů se rozumí fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování,
10. správcem každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Pro účely této směrnice se za správce považuje vždy společnost Bensen s.r.o., IČ: 276 95 450, sídlem Brno, Běhounská 2/22, PSČ 602 00, zapsané v OR vedeném KS v Brně, oddíl C, vložka 52688. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak,
11. zpracovatelem každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů,
12. zveřejněným osobním údajem osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu,
13. souhlasem subjektu údajů svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů, jehož obsahem je svolení subjektu údajů se zpracováním osobních údajů,
14. osobou činnou pro správce každá osoba, která je buď členem statutárního orgánu správce nebo která je zaměstnancem správce nebo která vykonává pro správce práci, poskytuje službu nebo provádí činnost v jiném než pracovním poměru, zejména pak činnost konzultanta, asistenta či administrátora, nebo osoba, která vykonává činnosti pro konzultanta na základě pracovního poměru či jiného smluvní vztahu mimo pracovní poměr, zejména jako asistent či administrátor.

III.
Závaznost

Tato směrnice se vztahuje na všechny osoby činné pro správce. Povinnost mlčenlivosti uložená touto směrnicí trvá i po skončení zaměstnání nebo výkonu funkce, prací či jiné činnosti pro správce .

IV.
Základní obecné povinnosti

Osoba činná pro správce je povinna:

• dbát, aby zpracovávala pouze pravdivé a přesné osobní údaje,
• ověřovat v mezích svých povinností a úkolů, zda jsou osobní údaje pravdivé, přesné a aktuální. Zjistí-li, že jí zpracovávané údaje nejsou s ohledem na stanovený účel pravdivé, přesné či aktuální, zejména k námitce subjektu údajů, je povinna je blokovat a bez zbytečného odkladu opravit, doplnit nebo aktualizovat. Nelze-li osobní údaje opravit, doplnit nebo aktualizovat, musí je označit jako neaktuální, nepravdivé, nepřesné nebo neověřené osobní údaje a vést je odděleně od ostatních osobních údajů,
• postupovat při zpracovávání osobních údajů dle pokynů správce a v případě, že se konkrétní pokyn správce důvodně jeví osobě činné pro správce jako nesprávný či jsoucí v rozporu se zákonem, je povinna pozastavit zpracovávání dotčených osobních údajů až do vyjasnění a neprodleně o své důvodné pochybnosti informovat správce.

Osoba činná pro správce nesmí:

• zpracovávat jiné osobní údaje než ty, jejichž zpracování vyplývá z povinností založených právním vztahem mezi osobou činnou pro správce a správcem a z povinností založených pokyny správce ;
• uchovávat, zpracovávat nebo shromažďovat osobní údaje po dobu delší, než je období, pro které poskytl subjekt údajů souhlas nebo jiným způsobem anebo získaných k jiným účelům než je výkon předmětu podnikání správce.

V.
Účely zpracování osobních údajů

Účely zpracování osobních údajů osobami činnými pro správce mohou být pouze následující:

1. pro plnění zákonných povinností správce,
2. pro archivační a analytické účely správce, mimo jiné pak pro hodnocení kvality služeb a spokojenosti zákazníků, a pro optimalizaci poskytování a obsahu služeb, apod.,
3. pro marketingové a obchodní účely správce a pro informování zákazníků a nabídku dalších služeb správce nebo jeho obchodních partnerů.

Osobní údaje nesmějí být dále zpracovávány pro účely neslučitelné s původním účelem jejich shromažďování. Data jsou zpracovávána následujícím způsobem:

• v listinné podobě
• elektronicky v informačním systému správce.

VI.
Zpracování citlivých osobních údajů

Citlivé údaje lze zpracovávat pouze k účelům uvedeným v článku V. a s trvajícím výslovným písemným souhlasem subjektu údajů nebo na základě pokynů osob, pro které je vykonávána osobami činnými pro správce zprostředkovatelská činnost.

VII.
Způsob zpracování

Data jsou zpracovávána následujícím způsobem:

• v listinné podobě
• elektronicky v informačním systému správce.

VIII.
Náležitosti souhlasu subjektu údajů

Osoba činná pro správce je povinna zajistit, aby souhlas dávaný subjektem údajů byl vždy svobodný, tj. učiněný bez nátlaku a nikoliv v tísni, specifický, tj. musí být zřejmé, kterých osobních údajů se týká, informovaný, tj. subjekt údajů musí být informován o účelu zpracování osobních údajů. V případě citlivých údajů musí být souhlas vždy výslovný a písemný. Znění souhlasu subjektu s poskytováním osobních údajů je uvedeno především v Obchodních a reklamačních podmínkách správce, kde klient jejich potvrzením a přijetím stvrdí souhlas ze zpracováním osobních údajů. Formální nebo obsahové změny souhlasu s poskytováním osobních údajů budou v případě změn konfrontovány s výkladovými stanovisky Úřadu pro ochranu osobních údajů.

IX.
Povinnost mlčenlivosti a bezpečnostní opatření při zpracovávání osobních údajů

Osoba činná pro správce je povinna při zpracovávání osobních údajů a v souvislosti s ním dodržovat povinnost mlčenlivosti stanovenou zákonem o ochraně osobních údajů, tj. zejména nesmí:

• sdělovat či poskytovat jiným než oprávněným osobám data o osobních údajích, které zpracovává, a to jakýmkoliv způsobem bez ohledu na použité prostředky, média či informační technologie; oprávněnou osobou je buď:
  • subjekt údajů, nebo
  • osoba činná pro správce, z jejíž funkce či pracovního zařazení u správce či z jejíhož postavení v rámci organizační struktury osob činných pro správce nikoli na základě pracovního poměru vyplývá nutnost sdělení či poskytnutí osobních údajů nebo
  • inspektor nebo pověřený zaměstnanec Úřadu pro ochranu osobních údajů při výkonu kontroly dle zákona na ochranu osobních údajů
  za předpokladu, že uvedené osoby řádně prokáží svou identitu a oprávnění, přičemž má-li osoba činná pro správce důvodné pochybnosti o identitě oprávněné osoby či o tom, zda jde o oprávněnou osobu, nesmí osobní údaje poskytnout, dokud nejsou jak identita osoby, tak její status jako oprávněné osoby ověřeny,
• zpracovávat osobní údaje mimo prostory svého pracoviště nebo místa související s plněním pracovních úkolů, určená pokynem správce,
• zpracovávat osobní údaje jinými pomůckami (např. hardware, software apod.) než, které jsou k výkonu práce určeny pokynem správce.

Osoba činná pro správce je povinna

• zachovávat mlčenlivost o všech bezpečnostních opatřeních stanovených správce k zabezpečení ochrany osobních údajů, tedy zejména zachovávat mlčenlivost o způsobu organizace činností spojených se zpracováním osobních údajů, o přístupových loginech a heslech pro používání hardwaru a softwaru, bezpečnostních kódech apod.,
• bez zbytečného odkladu po té, co zjistí nebo pojme důvodné podezření z porušení bezpečnostních opatření stanovených správcek zabezpečení ochrany osobních údajů (např. použití přístupového loginu nebo hesla neoprávněnou osobou, přítomnost nepovolané osoby na pracovišti apod.), neprodleně informovat správce či jednatele správce či jím pověřenou osobu a pozastavit zpracování osobních údajů do doby, než porušená integrita bezpečnostních opatření bude obnovena nebo prověřena,
• řídit se zásadou čistého pracovního stolu, tj. veškeré nosiče osobních údajů v jakékoliv podobě (listiny, diskety, CD-ROM, štítky atd.) je po dobu své nepřítomností na pracovišti povinna mít uloženy tak, aby třetí (nepovolané) osoby neměly přístup k těmto listinám či nosičům - resp. uchovat dle stanoveného postupu. Není-li takový zvláštní postup stanoven, pak platí, že nosiče musí být identifikovatelné co do obsahu a osoby, která osobní údaje zpracovává. Pokud se s těmito nosiči přímo nepracuje nebo nejsou pod přímým dozorem osoby, která je oprávněna s nimi pracovat, pak musí být uloženy pod neprůhledným uzamčením (tzn. uloženy v uzamčeném prostoru kanceláře a v uzamčené skříni, trezoru či v jiném uzamčeném prostoru) nebo pod zábranovým uzavřením (tzn. osobní údaje uložená na paměťovém médiu počítače - desktopu či notebooku. Login a heslo je osoba činná pro správce povinna uchovávat v tajnosti a nesdělovat jej třetím osobám, včetně svých rodinných příslušníků a osob blízkých.)

X.
Likvidace osobních údajů

Likvidovat osobní údaje smí jen osoba činná pro správce, která je k tomu výslovně oprávněna jednatelem správce. Likvidace musí být provedena tak, aby v průběhu likvidace nebo po jejím skončení nemohlo dojít k neoprávněnému přenosu, zpracování či jinému zneužití osobních údajů. Zásady likvidace osobních údajů v závislosti na jejich nosiči jsou tyto:

a) Skartace písemností:

Písemnosti, které obsahují osobní údaje, musí být skartovány v takové drtičce, která zajistí nemožnost rekonstrukce takové písemnosti a údajů v ní obsažených.

b) Skartace disket:

Z disket musí být jejich obsah vymazán způsobem předepsaným výrobcem příslušného programového vybavení, takové diskety musí být označeny jako určené ke skartaci a znehodnoceny takovým způsobem, který zajistí nemožnost rekonstrukce údajů v ní obsažených.

c) Skartace ostatních médií:

Skartace ostatních médií (magnetofonové pásky, disky atd.) musí být provedena vždy tak, jak předepisuje jejich výrobce, není-li takový postup dán, pak takovým způsobem, která zajistí nemožnost rekonstrukce údajů na příslušném médiu obsažených.

Správce zajistí, aby byla provedena fyzická likvidace osobních údajů uvedených v písemné podobě, jakmile pomine účel, pro který byly osobní data zpracovávány.

XI.
Kontakt se subjekty údajů

Při kontaktu se subjekty údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů jsou osoby činné pro správce povinny:

• pečlivě prověřit totožnost subjektu údajů,
• v případě důvodných pochybností o identitě subjektu údajů zastavit jakékoliv zpracování osobních údajů do doby, než důvod takových pochybností bude odstraněn; subjekt údajů musí být v takovém případě vždy vhodnou, zdvořilou a jasnou formou poučen o tom, že zpracování osobních údajů bylo zastaveno proto, aby nebyla porušena nebo ohrožena práva subjektu údajů,
• pečlivě prověřit správnost, úplnost a aktuálnost osobních údajů správci poskytnutých,
• dbát toho, aby při získávání osobních údajů nedošlo k zpřístupnění těchto údajů třetí osobě (náhodně vyslechnutý hovor neoprávněnou osobou, zapomenuté pracovní poznámky atd.),
• se subjektem údajů vždy a za všech okolností jednat zdvořile a taktně, aby nebyla ohrožena lidská důstojnost, osobní čest a dobré jméno subjektu údajů a aby nebylo zasaženo do soukromého a osobního života subjektu údajů, jakož i do jiných práv subjektu údajů,
• na žádost subjektu údajů je osoba činná pro správce povinna informovat subjekt údajů o tom, že má právo na přístup k osobním údajům, a dále v případě, že správce porušil povinnost jemu uloženou zákonem o ochraně osobních údajů:
• o právu subjektu údajů obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů,
• o právu subjektu údajů požadovat po správci či osobě činné pro správce v případě takového porušení vysvětlení a dále, aby se zdržela závadného jednání,
odstranila tím vzniklý stav či poskytla na své náklady omluvu nebo jiné zadostiučinění,
• o právu subjektu údajů požadovat, aby správce či osoba činná pro správce provedla opravu nebo doplnění osobních údajů tak, aby byly přesné a pravdivé,
• o právu subjektu údajů na zablokování či likvidaci osobních údajů,
• o právu subjektu údajů na zaplacení peněžité náhrady, jestliže oním porušením bylo porušeno právo subjektu údajů na lidskou důstojnost, osobní čest, dobrou pověst či právo na ochranu jména.

XII.
Součinnost s Úřadem na ochranu osobních údajů

Ústředním orgánem státní správy v oblasti ochrany osobních údajů je Úřad na ochranu osobních údajů ("Úřad") se sídlem v Praze. Dozor ve formě kontroly nad dodržováním ustanovení zákona na ochranu osobních údajů smí vykonávat pouze inspektor Úřadu nebo pověření zaměstnanci Úřadu. Osoba činná pro správce smí výkon kontrolní činnosti umožnit jen tomu, kdo se řádně prokáže jako inspektor Úřadu nebo jako pověřený zaměstnanec úřadu. Pověření zaměstnance Úřadu musí být písemné, zaměstnanec i kontrolor jsou povinni prokázat se průkazem kontrolora. Jakmile osobu činnou pro správce kontaktuje inspektor Úřadu nebo pověřený zaměstnanec Úřadu s úmyslem zahájit kontrolu, je osoba činná pro správce povinna okamžitě o tom informovat správce nebo jednatele správce či jím pověřenou osobu. Osoba činná pro správce je povinna být přítomna po celou dobu výkonu kontrolní činnosti nebo zajistit za sebe náhradu z řad kolegů na pracovišti, příp. právního zástupce správce . Osoba činná pro správce je povinna poskytnout inspektoru nebo pověřenému zaměstnanci Úřadu součinnost, kterou bude vyžadovat, přičemž platí: - o všech dokladech, tj. písemnostech, záznamech dat na paměťových médiích, výpisech a zdrojových kódech programů, výpisech opisech dat, originálních dokladech nebo kopiích předaných inspektoru nebo pověřenému zaměstnanci Úřadu v rámci kontroly je třeba bezpodmínečně sepsat úplný a řádný předávací protokol, který musí být datován včetně hodiny a minuty a místa sepsání a podepsán jak zástupcem správce , tak Úřadu. Bez tohoto protokolu nesmí být nic předáno, - osoba činná pro správce je povinna vyžádat si od inspektora nebo pověřeného zaměstnance kopie všech dokladů, které byly postupem podle předchozího odstavce předány Úřadu, - evidovat náklady, škody a ušlý zisk a okolnosti, za nichž k tomu došlo, které správci v souvislosti s kontrolou vznikly včetně telekomunikačních a obdobných poplatků vzniklých tím, že inspektor nebo pověřený zaměstnanec Úřadu pro nezbytné zabezpečení výkonu kontroly použil telekomunikační zařízení správce .

XIII.
Odpovědnost

Na zaměstnance správce se v případě porušení ustanovení zákona o ochraně osobních údajů a této směrnice vztahují ustanovení zákoníku práce. Správce nebo jednatelé správce , jakož i o ostatní osoby činné pro správce odpovídají za škodu podle ustanovení zákona na ochranu osobních údajů, obchodního a občanského zákoníku. XIV. Poučení o přestupcích, správních deliktech a trestných činech Porušení předpisů o ochraně osobních údajů nebo této směrnice může být považováno i za přestupek nebo dokonce trestný čin

XV.
Desatero

1. Dodržujte mlčenlivost přede všemi, včetně spolupracovníků, rodinných příslušníků, osob blízkých, přátel a známých.
2. Nenoste materiály s osobními údaji mimo Vaše pracoviště (kancelářské prostory), s výjimkou míst prokazatelně souvisejících s určeným plněním pracovních úkolů či povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené ze správcem . V takovémto případě však jste povinni nakládat s těmito materiály výlučně a pouze za účelem splnění daného pracovního úkolu či povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené ze správce a dbát maximální opatrnosti při nakládání s těmito materiály.
3. Neposkytujte žádné osobní údaje telefonicky nebo nezabezpečenou elektronickou poštou.
4. Skartujte poznámky a pomocné materiály předepsaným způsobem.
5. Dodržujte zásadu čistého pracovního stolu.
6. Používejte vždy pouze legální software a předepsané formuláře.
7. Máte-li důvodné pochybnosti o zabezpečení zvoleného pracovního nebo administrativního postupu stran osobních údajů, přerušte práci a konzultujte ihned správce nebo jednatele správce nebo jím pověřenou osobu.
8. Máte-li pochybnosti o identitě či oprávnění osoby, která požaduje sdělit osobní údaje, zachovejte mlčenlivost do doby, než se sporný status objasní.
9. V případě, že dojde k úniku osobních údajů, nic nezamlčujte a ihned informujte správce nebo jednatele správce či jím pověřenou osobu, zamlčování problémů napáchá mnohem větší škody než jejich náprava, která nemusí být posléze už možná.
10. Rozvážnost, pečlivost a předvídavost jsou účinnější než hledání, kde se stala chyba.

Bensengolf.cz, Jan Šnajder IČ: 87077612

Přejeme Vám mnoho radosti a úspěchů ve hře s vybavením zakoupeným u nás.
Váš tým BensenGolf.